Waar het gaat om telefonie dan kunnen we nogal stellen dat er een behoorlijke transformatie heeft plaatsgevonden de afgelopen jaren. Vroeger waren we op kantooruren bereikbaar op een vaste telefoonlijn, maar vandaag de dag zijn we áltijd bereikbaar, zowel voor privé maar vaak ook voor zakelijk. Iets wat fijn en prettig kan zijn, vooral voor klanten. Maar ook iets wat als belastend kan worden ervaren doordat de scheiding tussen werk en privé wel erg klein wordt. Daarom is het goed om hier bewust bij stil te staan, zowel voor werknemer als werkgever. Hier een aantal zaken die goed zijn om te regelen op het gebied van zakelijke telefonie om er zeker van te zijn dat jij de balans kan houden.
Eén systeem
Bij veel bedrijven is de telefonie organisch gegroeid. Er kwamen werknemers bij en die kregen een eigen mobiele telefoon en zo ging het door, totdat iedereen gewoon een zakelijk nummer had en daarop bereikbaar is voor zowel klanten als collega’s. Een probleem ontstaat hierbij vaak wanneer iemand weggaat, wegvalt en/of als er ruzie ontstaat. Dan staan nergens de contacten gedocumenteerd, nergens staan gesprekken geregistreerd en ook aantekeningen zijn onvindbaar. Het is daarom goed om voor één systeem te kiezen waarop dit alles wordt geregistreerd. Iets wat voor iedereen fijn is, zowel voor de werknemer zodat hij documentatie heeft voor een volgend gesprek, als voor de werkgever als controlemechanisme. Een goed systeem is bijvoorbeeld Microsoft Operator Connect bij Odido. Binnen dit systeem kun je alles registreren, niet alleen mobiele nummers maar ook vaste lijnen kunnen binnen één systeem geregistreerd worden. Het fijne is daarnaast dat de kosten schaalbaar zijn, dus zodra je groeit als bedrijf dan groeit dit systeem met je mee.
De tijden
Door het hanteren van één systeem, zorg je er ook direct voor dat mensen écht even vrij kunnen hebben. Je kan daarmee namelijk even uitchecken want het nummer staat doorgeschakeld naar een collega. Deze kan vervolgens ook echt als achtervang fungeren doordat de documentatie op orde is. Hiermee voorkom je hét grote gevaar van altijd bereikbaar zijn, namelijk een burn-out. Mensen kunnen weer even met een gerust hart onbereikbaar zijn, iets wat vandaag de dag echt als een luxe wordt ervaren door mensen. Dus spreek dit onderling goed af en zorg dat de software up-to-date is. Dan voorkom je dat mensen over hun grenzen gaan en onnodig vaak gestoord worden in vrije tijd voor werk gerelateerde zaken.
Kortom, investeer wat tijd in het bewust inregelen van je zakelijke telefonie. Voorzie je personeel niet alleen van een mooie telefoon en bijpassend abonnement, maar denk ook na over het gebruik ervan én de grenzen van het gebruik. Alleen dan kun je overgaan tot een gedoseerde omgang, en zorg je ervoor dat personeel enigszins in bescherming wordt genomen wanneer er over de grenzen heen dreigt te worden gegaan. En vergeet ook niet het voor jezelf als leidinggevende te regelen, want ook jij hebt af en toe even recht om écht even van de radar te zijn!
21 juli 2025
