Hoe houd je het overzicht in je mailbox?

Je krijgt de hele dag belangrijke werkmails, privémails, nieuwsbrieven, spam. Hoe houd of maak je de boel een beetje overzichtelijk?

Gooi veel weg
Je hoeft echt niet elke e-mail die je krijgt te bewaren. Zeker automatische antwoorden, de verschillende (!) bevestigingen van een online bestelling – 1 is meestal heus genoeg – of gedateerde mailconversaties over het verjaarscadeau van een familielid vorige maand. Misschien wil of durf sommige van zaken toch niet direct weg te gooien. Zet ze apart in een (weggooi)mapje of markeer ze zo dat je eraan herinnerd wordt om ze alsnog weg te gooien als bijvoorbeeld je bestelling betaald en binnen is, of het feestje voorbij.

Over mapjes gesproken…
Zorg dat je niet teveel mapjes in je mailbox hebt. Het is natuurlijk heel handig om verschillende mappen te hebben waar je binnenkomende e-mail in terecht komt, maar als je teveel mapjes heb raak je het overzicht kwijt. Bovendien werkt de zoekfunctie in Outlook of in Gmail prima, dus het is ook niet zo nodig om veel mappen aan te maken.
Maar voor sommige soorten mail is het inderdaad heel handig als je ze bij elkaar bewaart. Het helpt dan wel als je het onderwerp van je e-mail(conversatie) een logische naam geeft. Heb je een map niet meer nodig? Verwijder hem dan of bewaar hem op een andere plek op je computer als archief.

Direct weg
Hoe vaak krijg je wel niet nieuwsbrieven waar je bewust of onbewust voor hebt ingeschreven? Lees je ze eigenlijk wel? Want als je ze altijd ongelezen laat staan of direct weggooit, is het zinvol je uit te schrijven.

>> Is je afmelden van spammail zinvol? 

Check ook de instellingen van je (verschillende) social media. Vaak krijg je allerhande meldingen van bijvoorbeeld Facebook, waar je helemaal niet op zit te wachten. Pas je instellingen aan om minder of geen meldingen meer te ontvangen, dat kan flink schelen! Bij Facebook doe je dat bijvoorbeeld onder Instellingen, Meldingen en bij LinkedIn noemen ze het Communications, dat is een tabblad onder Account en dan Settings & Privacy.

Vaste momenten
Mailverkeer gaat continu door. Plan daarom de momenten waarop je je e-mail bekijkt. Als je een of enkele keren per dag echt even tijd maakt om je e-mails te behandelen, zul je merken dat je beter beslissingen neemt over het beantwoorden, bewaren of weggooien van je e-mails. Je hebt dan ook de tijd om te reageren of te archiveren.

En als je e-mailcontacten gewend zijn geraakt aan het feit dat jij altijd zo snel reageert op hun mails, laat ze weten dat je in het vervolg alleen op specifieke momenten je e-mail behandelt. Zij kunnen daar dan rekening mee houden en zullen je niet nog meer gaan mailen met de vraag of je hun bericht wel hebt gekregen of gelezen.