Om mijn Postvak In zo overzichtelijk mogelijk te houden, verwijder ik mailtjes naar de prullenbak. Als ik dan nog een keer iets nodig heb, dan ga ik daarin zoeken. Maar nu vertelde mij iemand dat dit helemaal niet slim is om te doen. Is dat zo? En zo ja, hoe kan ik het dan beter doen?
Miranda van Z.
Er zijn verschillende redenen waarom het niet verstandig is om de prullenbak van jouw mailbox als archief te gebruiken.
Beperkte opslagruimte
De prullenbak is bedoeld als tijdelijke opslagruimte voor verwijderde items. Het heeft meestal een beperkte opslagcapaciteit en oudere e-mails kunnen na verloop van tijd automatisch worden verwijderd. Dit betekent dat als je jouw prullenbak gebruikt als archief, je mogelijk belangrijke e-mails verliest.
Moeilijker om items terug te vinden
De prullenbak is niet ontworpen als een archiefopslag, dus het is vaak moeilijker om specifieke e-mails terug te vinden in de prullenbak dan in een goed georganiseerd archief. Het kan ook zijn dat de prullenbak geen zoekfunctie heeft om e-mails snel te vinden.
Risico op per ongeluk permanent verwijderen
Als je de prullenbak als archief gebruikt, loop je het risico per ongeluk belangrijke e-mails permanent te verwijderen wanneer je de prullenbak leegt. Dit kan voorkomen als je meerdere e-mails tegelijk wilt verwijderen en per ongeluk de verkeerde selecteert.
Beveiligingsrisico's
Als je vertrouwelijke informatie bewaart in de prullenbak, kan dit leiden tot beveiligingsrisico’s. Als jouw account gehackt wordt, kan een hacker toegang krijgen tot de prullenbak en gevoelige informatie in handen krijgen.
Wat kan ik wel doen?
Om bovengenoemde redenen wordt het aanbevolen om de prullenbak van je mailbox niet te gebruiken als archiefopslag. In plaats daarvan kun je een aparte map maken voor archivering van belangrijke e-mails. Dit zal je helpen bij het organiseren van jouw e-mails en zorgen dat je belangrijke informatie niet kwijtraakt.
Je kunt bijvoorbeeld in Postvak In een map Archief aanmaken en daar je mailtjes inzetten. Het is nog slimmer om in die map Archief nieuwe mappen aan te maken. Bijvoorbeeld een map Nieuwsbrieven waarin je oude nieuwsbrieven bewaart. En een map Iris waarin de je mailtjes van je vriendin Iris bewaart. Et cetera. Veel succes!
