Advertorial - Een correcte urenregistratie is van groot belang voor je bedrijf. Vaak weten organisaties niet helemaal zeker hoeveel projecturen ze moeten rekenen voor klanten. Door goed en consequent uren te schrijven, krijg je beter inzicht in projecten. Zo weet je voortaan wel hoeveel uur medewerkers aan een project besteden. Helaas is uren schrijven voor veel mensen geen leuke taak. Met deze 5 tips zorg je ervoor dat uren beter geschreven worden!
1. Maak het nut ervan duidelijk
Niet alle medewerkers zijn het er over eens dat uren schrijven nuttig is. Door veel mensen wordt dit gezien als tijdrovend en controlerend. Een irritante verplichting. Tijd om daar verandering in te brengen! Informeer je medewerkers juist over het belang van urenregistratie. Het doel is om duidelijk te communiceren dat urenregistratie geen controle is, maar transparantie
2. Schrijf echt alle uren
Een kwartiertje met de klant gebeld om wat zaken af te stemmen? Projecturen schrijven. Een interne meeting over de vooruitgang van het bedrijf waar je voor werkt? Interne uren schrijven. Beperk de urenregistratie niet alleen tot projecturen. Op die manier heb je inzichtelijk hoe elke medewerker zijn of haar tijd verdeelt. Ook de kleine taken die niet veel tijd kosten, dienen geregistreerd te worden. Alles bij elkaar ben je namelijk wel gauw een uur bezig voor een project.
3. Maak het gemakkelijk
Een ingewikkeld proces of document verhoogt de drempel. Zeker voor de medewerkers die al niet staan te springen om hun uren te registreren. Zorg ervoor dat je een aantal duidelijke urensoorten hebt. Dan hoeven je medewerkers niet eerst 5 dropdown menu's langs om de juiste categorie te vinden. Ook super makkelijk is het gebruik van een urenregistratie app. Zo kunnen medewerkers zelfs op hun telefoon uren schrijven. Kies daarnaast voor extra functies in de app. Bijvoorbeeld het digitaal factureren van de gemaakte uren. Heb je meteen dat proces ook makkelijker en sneller gemaakt.
4. Geef iedereen inzicht
Grote kans dat medewerkers beter hun uren registreren, wanneer ze er zelf ook iets nuttigs uit halen. Maak bijvoorbeeld verlofuren inzichtelijk. Zij weten dan in één oogopslag hoeveel vrije dagen ze nog kunnen opnemen. Ook scheelt het weer vragen vanuit medewerkers over hoeveel verlofsaldo zij nog hebben. Of benut de urenregistratie als een kans om de werk-privé balans te optimaliseren. Je hebt namelijk ook gelijk inzicht in de medewerkers die consequent overuren maken.
5. Trek één lijn
Iedereen registreert zijn of haar uren, ongeacht je functie. Je wilt voorkomen dat de één wel zijn uren goed schrijft en de ander niet. Het werkt voor veel medewerkers demotiverend wanneer managers geen gebruik maken van urenregistratie. Geef als manager dus zeker hierin het goede voorbeeld!
