Gaat jouw onderneming verhuizen naar een nieuwe locatie? Dit is een grote gebeurtenis en vraagt om een goede planning. Zorgvuldigheid en organisatie zorgen er hierbij voor dat er geen onverwachte verrassingen op je pad komen en dat alles vlot verloopt. In deze lijst vind je 5 belangrijke tips om de verhuizing van je onderneming nog beter te laten verlopen. Zo weet je zeker dat alles volgens plan verloopt. Lees direct verder, schakel de juiste partijen in en geniet binnenkort van de nieuwe locatie van jouw bedrijf!
Checklist met tips voor het verhuizen van je bedrijf
Een goede planning begint met de juiste voorbereiding. Hieronder vind je alle tips op een rijtje om een vlekkeloze overstap te maken naar je nieuwe kantoor. Zo wordt een bedrijfsverhuizing een mijlpaal om naar uit te kijken!
Tip 1: maak een gedetailleerde planning
Een succesvolle verhuizing begint met een gedetailleerde planning. Stel een realistische tijdlijn op en markeer alle cruciale stappen en deadlines. Bepaal wanneer de verhuizing plaatsvindt, hoe lang het mag duren en welke resources je nodig hebt.
Denk bij de planning ook na over de onderbreking van je bedrijfsactiviteiten en hoe deze een minimale impact heeft op de uit te voeren werkzaamheden. Zo kan het belangrijke werk, buiten de verhuizing om, gewoon doorgaan.
Tip 2: praktische zaken rondom de verhuizing van je onderneming
Naast het inhuren van een betrouwbaar bedrijf en de planning, zijn er nog meer praktische zaken die niet kunnen ontbreken bij een goede voorbereiding, Dit omvat het regelen van verzekeringen, het updaten van adresgegevens bij relevante partijen en ook het op de hoogte brengen van al je klanten en leveranciers. Doe dit tijdig zodat er geen vervelende situaties ontstaan.
Cruciaal hierbij is ook om zorgvuldig om te gaan met de overdracht van je IT-zaken. Denk van tevoren hier goed over na. Zo creëer je een naadloze overgang van je technologie waardoor er snel weer aan de slag kan worden gegaan met al het werk.
Tip 3: draaiboek maken voor jezelf en je personeel
Een draaiboek is essentieel voor een georganiseerde bedrijfsverhuizing. Begin hierin met het verdelen van de taken onder al je teamleden of per afdeling, zodat iedereen zijn specifieke verantwoordelijkheden van tevoren weet. Ook moet in je draaiboek benoemd worden hoe het inpakken gaat, welke spullen gelabeld worden en wat de uiteindelijke inrichting in het nieuwe kantoor is.
Regelmatige communicatie en flexibiliteit voor aanpassingen zijn cruciaal om je team op één lijn te houden en stress tijdens de verhuizing te minimaliseren. Betrek je team bij het proces; hun input kan waardevol zijn, vooral bij de herinrichting van je nieuwe kantoor.
Tip 4: welke spullen gaan mee en andere inpak tips
Bij het plannen van je bedrijfsverhuizing is het cruciaal om te bepalen welke spullen meeverhuizen naar de nieuwe locatie. Begin met een inventarisatie van je huidige kantoorinrichting en beslis wat essentieel is voor de nieuwe ruimte. Deze fase biedt ook een uitgelezen kans om te ontspullen en oude, ongebruikte of overbodige items te verwijderen.
Eenmaal de selectie is gemaakt, begint het inpakproces. Het is raadzaam om dit systematisch aan te pakken. Gebruik stevige dozen vanuit je gekozen verhuisbedrijf en beschermende materialen zoals bubbeltjesplastic voor kwetsbare items. Label elke doos duidelijk met de inhoud en de bestemming in het nieuwe kantoor. Dit maakt het uitpakken straks een stuk eenvoudiger.
Denk tenslotte aan persoonlijke items van werknemers. Geef hen de tijd om hun eigen werkruimtes in te pakken en moedig ze aan om persoonlijke bezittingen zelf te vervoeren. Dit zorgt niet alleen voor een veilig transport van persoonlijke items, maar helpt ook bij het creëren van een persoonlijke sfeer in het nieuwe kantoor.
Tip 5: uitpakken en inrichten van je nieuwe locatie
Na de verhuizing begint het uitpakken van de spullen en inrichten van je nieuwe locatie. Nadat het verhuisbedrijf alles heeft overgebracht en de dozen op de juiste locatie hebben geplaatst, kan je aan de slag met je personeel.
Begin met het uitpakken van de essentiële items om de start van belangrijke werkzaamheden snel te kunnen hervatten. Denk hierbij aan IT en communicatiesystemen. Zo kan je team zo snel mogelijk weer aan het werk.
Een doordachte inrichting kan de productiviteit en het algemeen welzijn van je team bevorderen. Overweeg flexibele werkplekken of ruimtes voor samenwerking om aan de behoeften van je team te voldoen. Betrek je werknemers dus bij de inrichting. Dit helpt bij het creëren van een gedeelde ruimte waar iedereen zich comfortabel en gemotiveerd voelt.
