Tech-events bijwonen kan een mooie tijdsbesteding zijn als dat soort zaken je interesseren. Maar wat als je er zelf een wilt organiseren? Misschien ben je ondernemer en zie je er heil in om zoiets op poten te zetten. Dan heb je een hoop om voor te bereiden en te regelen. Zoals bijvoorbeeld de locatie waar je evenement moet gaan plaatsvinden. We bespreken een zestal aandachtspunten bij het kiezen van de juiste locatie voor je tech-event.
Bereikbaarheid en ligging
Het succes van je evenement staat en valt voor een noemenswaardig deel met het aantal bezoekers dat komt opdagen. Die moet je dan wel in de kaart spelen door ervoor te zorgen dat je een congreslocatie kiest die voor iedereen goed bereikbaar is. Het liefst een centrale locatie dus, maar ook een die naast met de auto ook met het openbaar vervoer goed te bereiken is. Als het te veel tijd of moeite kost om op de congreslocatie te komen om het evenement bij te wonen, haken mensen gewoon af. En dat zou erg zonde zijn als je er veel tijd, moeite én geld in steekt.
Capaciteit en flexibiliteit
Veel bezoekers willen ontvangen is een mooie ambitie, maar je moet ze wel kwijt kunnen. Bij presentaties en workshops moet iedereen kunnen zitten. Als het oncomfortabel wordt, heeft dat gevolgen voor de mening die mensen ontwikkelen over jouw evenement. Tegelijkertijd is overcapaciteit ook niet wenselijk, want dan lijkt het leeg en is het alsof er veel mensen niet zijn komen opdagen. Ook dat wil je niet. Wil je verschillende soorten activiteiten organiseren? Kijk dan goed of de indeling van de ruimte flexibel is en dat kan faciliteren.
Technische infrastructuur
Bij een tech-event moet de techniek werken en alles faciliteren wat je in gedachten hebt. Het kan zijn dat je daar zelf dingen voor moet regelen, maar de basisinfrastructuur moet wel op orde zijn. Denk aan zaken als betrouwbare wifi, goede audiovisuele apparatuur en voldoende stroomvoorzieningen. Het zou echt heel vervelend zijn als je event in de soep loopt omdat dit allemaal niet afdoende blijkt te zijn. Controleer daarom of je beoogde locatie deze faciliteiten biedt en test ze vooraf. Probeer ook af te tasten hoe kundig en hulpvaardig de technische ondersteuning van de locatie zelf is.
Sfeer en uitstraling
Het is misschien niet het eerste punt waar je aan denkt, maar sfeer en uitstraling zijn toch wel belangrijke zaken voor je evenement. De locatie die je kiest moet passen bij de uitstraling van je event en geen totale mismatch zijn, want dan gaat dat een van de zaken zijn die mensen zich herinneren van jouw tech-event. Kies voor een tech-conferentie voor een innovatieve, moderne ruimte. Voor een hackathon zou een industriële locatie geschikt zijn.
Cateringmogelijkheden
De meeste mensen komen de dag niet door zonder te eten en te drinken. Daarom is het bijna ondenkbaar dat je niets serveert tijdens je evenement. Wat zijn de mogelijkheden die de congreslocatie zelf biedt op het gebied van catering? Kunnen ze bijvoorbeeld ook met diëten en overtuigingen rekening houden? Is het ook mogelijk om zelf een externe cateraar in te schakelen? Waar mensen eten en drinken, is er natuurlijk ook altijd behoefte aan goede sanitaire voorzieningen. Vergeet niet ook dit te checken in plaats van er automatisch van uit te gaan dat het wel snor zit ermee.
Ruimte voor logistiek
De kans is groot dat je bij een tech-event bepaalde zaken moet aanvoeren om te kunnen doen wat je van plan bent. In dat geval ontstaat er een logistieke uitdaging. Ga na of de mogelijkheden voor bevoorrading voldoende zijn om alles mogelijk te maken wat er binnen gehaald moet worden en ook weer afgevoerd moet worden. Je wilt er immers niet ter plekke achter komen dat er zaken niet naar binnen te krijgen zijn of dat vrachtwagens niet bij het gebouw kunnen komen.
Onderschat niet wat er allemaal bij komt kijken om een tech-event te organiseren. De juiste locatie is immers nog maar één van de zaken die goed moet regelen. Begin dus ruim op tijd met het plannen en organiseren van je evenement, of het nu een lezing of een compleet congres is.
