Hoe krijg ik nieuwsbrieven automatisch in een speciale map?

Ik ontvang veel nieuwsbrieven, bijvoorbeeld van HCC, die nu in mijn Postvak IN ondersneeuwen in andere berichten. Hoe kan ik ervoor zorgen dat die nieuwsbrieven in aparte mapjes in mijn Postvak IN komen, zodat ik niets mis in alle e-mailgeweld? Ik gebruik overigens Microsoft Outlook, maar ik weet niet welke versie. Rijkman Z.

Dat is een heel herkenbaar probleem! Het organiseren van je nieuwsbrieven in aparte mappen kan je Postvak IN een stuk overzichtelijker maken. Maar laat ik je eerste een andere tip geven. De landelijke HCC!nieuwsbrief is ook op de website van HCC te vinden. Deze vind je in het Archief HCC-Nieuwsbrieven dat je in het menu aan de bovenzijde van de website vindt. Je kunt ook hier klikken om naar het archief te gaan (vanaf 1 januari 2025).

Laten we nu je vraag beantwoorden. We beginnen met je laatste opmerking: hoe weet je welke Outlook-versie je hebt? Open Outlook, klik linksboven op Bestand en klik vervolgens onderaan op Account of Office-account. Hier staat meestal de versie vermeld, bijvoorbeeld Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016, etc.

Nieuwsbrieven automatisch in aparte mappen zetten
Outlook heeft een functie om regels (ook wel filters genoemd) in te stellen die automatisch binnenkomende e-mails verplaatsen.

Stap 1: Maak een nieuwe map aan

1. Rechtsklik in de mappenlijst op je e-mailaccount (of Postvak IN).
2. Kies Nieuwe map.
3. Geef de map een naam, bijvoorbeeld Nieuwsbrieven HCC.

Stap 2: Maak een regel om nieuwsbrieven te verplaatsen

1. Ga naar je Postvak IN.
2. Zoek een e-mail van de nieuwsbrief die je wilt organiseren, bijvoorbeeld een HCC-mail.
3. Rechtsklik op die e-mail en kies Regel maken (of iets als Regel aanmaken).
4. Outlook zal voorstellen regels te maken op basis van de afzender of onderwerp. Kies bijvoorbeeld Berichten van [afzender] verplaatsen naar map.
5. Selecteer de map die je net hebt gemaakt.
6. Bevestig de regel.

Nu worden alle nieuwe e-mails van die afzender automatisch in die map geplaatst.

Extra tip
Als je veel verschillende nieuwsbrieven hebt, kan het ook handig zijn om regels te maken die zoeken op woorden in het onderwerp zoals “nieuwsbrief” of “update”. Zo vang je meerdere in één map.